Ambos conjuntos de técnicas são muito valiosos para a gerenciamento e a organização de projetos completos
Sempre que se precisa iniciar um novo projeto em uma empresa, é essencial que ele seja devidamente planejado, para que a execução seja a melhor possível. É isso o que faz com que o gerenciamento de projetos seja tão importante.
Tal gerenciamento pode ser feito de acordo com alguma metodologia ou padrão de técnicas exclusivas da empresa ou mediante sistemas que já existem atualmente e são utilizados em todo o mundo, devido à sua eficiência comprovada.
Dois desses conjuntos de técnicas são o Scrum e o PMBOK, que apresentam diferenças bem importantes entre si, e aprender sobre ambos será fundamental para tomar as melhores decisões para a sua empresa.
Scrum e PMBOK: como cada um se aplica no gerenciamento de projetos?
Ambas tendências para a gestão de projetos possuem suas peculiaridades, e compete a cada empresa escolher aquele que melhor suprir as necessidades e que possa proporcionar os melhores resultados.
Por isso, é importante analisá-los separadamente para, então, compreender melhor do que se tratam e poder tomar uma decisão fundamentada.
Scrum
O Scrum é uma estrutura de metodologia ágil que surgiu no final do século XX, com o intuito de gerenciar e planejar projetos de desenvolvimento de softwares, embora seu uso já tenha se estendido para as mais variadas áreas.
Algumas pessoas creditam o desenvolvimento dessa metodologia a Jeff Sutherland, John Scumniotales e Jeff McKenna, em 1993, enquanto outros afirmam que Hirotaka Takeuchi e Ikujiro Nonaka o desenvolveram em 1986.
O gerenciamento de projetos com o Scrum ocorre através de sua divisão em ciclos, geralmente mensais, que levam o nome de Sprint, que nada mais é do que um período de tempo em que determinadas atividades devem ser realizadas.
Todas as implementações deste projeto se encontram em uma lista chamada de Product Backlog, que pode ser acrescida com o passar do tempo e a percepção de novas necessidades.
Sempre no início de um Sprint, deve-se realizar um Sprint Planning Meeting, que é uma reunião onde o Product Owner (quem define o que está no Product Backlog) definirá um grau de prioridade para cada atividade, e a equipe deve dizer o que pode realizar.
Então, as atividades escolhidas passarão do Product Backlog para o Sprint Backlog, que concentrará todos os esforços que serão investidos naquele projeto por um período definido.
O Daily Scrum é mais um ponto fundamental desse esquema de gerenciamento de projetos, que consiste em uma reunião diária onde será dito o que foi feito no dia anterior e o que será realizado no dia presente.
Depois de passado um mês (ou o período de tempo que tiver sido definido), então realiza-se um Sprint Review Meeting, para revisar todas as atividades realizadas.
Então, parte-se para a Sprint Retrospective, onde se vê o que deu certo e o que pode ser melhorado.
Nessa etapa, a equipe partirá para um novo Sprint, onde serão definidas as novas atividades do período, e o processo é reiniciado quantas vezes forem necessárias, até que tenha sido concluído.
Veja mais – Tendências para gestão de projetos em 2018.
PMBOK
A sigla PMBOK significa Project Management Body of Knowledge, ou guia para o conjunto de conhecimentos de gerenciamento de projetos. Sua importância é tão grande que ele foi reconhecido como um marco para esse setor.
Quem desenvolveu esse guia foi o Project Management Institute (Instituto de Gerenciamento de Projetos), para que essa atividade pudesse ser padronizada em todo o mundo. A primeira edição foi lançada em 1996 e a mais recente em 2013.
É preciso ressaltar que por mais conhecido que seja, o PMBOK não é uma metodologia, já que ele oferece uma visão mais panorâmica e menos específica sobre o gerenciamento de um projeto.
O PMBOK traz ótimas práticas para gerenciar projetos diversos, o que faz com que ele seja utilizado até hoje como base para o desenvolvimento de novas metodologias de gerenciamento.
O guia afirma que um projeto tem um início e um fim definidos e é executado através de uma equipe com os recursos que ela tem à sua disposição, de modo que se atinja o objetivo determinado.
As 5 etapas do gerenciamento de projetos (iniciação, planejamento, execução, monitoramento e controle, encerramento) são muito bem divididas e organizadas.
O PMBOK trata do gerenciamento de aquisições, qualidade, riscos, escopo, custos, integração, comunicações, recursos humanos, tempo e partes interessadas, chamadas de stakeholders.
Toda essa organização ajuda a entender porque o PMBOK é adotado como padrão para o desenvolvimento de novas metodologias até hoje, já que não deixa que nenhum detalhe sobre os projetos passe despercebido.
Qual a diferença entre o Scrum e o PMBOK?
Tanto o Scrum quanto o PMBOK possibilitam que o gerenciamento de projetos seja feito com excelência e total atenção a cada um de seus processos, embora a abordagem seja diferente em cada um deles.
O Scrum permite a adição e a exclusão de processos conforme se verifique a necessidade disso, graças ao seu caráter estrutural, desde que isso não interfira na continuidade do projeto. Logo, ele é mais adaptável.
Por outro lado, o PMBOK se dá muito melhor quando as equipes conhecem inteiramente o projeto que será realizado, ou seja, ele é teoricamente mais “burocrático” e fechado a mudanças e incertezas.
Scrum ou PMBOK: Qual é o melhor?
Assim como existe a dúvida entre Trello ou Asana para a organização de tarefas, também costuma ser uma dúvida muito grande a adoção do Scrum ou do PMBOK para se gerenciar um projeto, mas a escolha não precisa ser apenas por um deles.
É possível se apropriar das maiores vantagens de cada um desses esquemas de organização e utilizá-los em conjunto caso a equipe responsável pelo gerenciamento de projetos confirme essa viabilidade.
Um dos maiores erros de gestão empresarial é ter que se prender à escolha de apenas uma opção, quando na verdade elas podem ser mescladas e proporcionar a obtenção de resultados ainda melhores.
Certamente, a tentativa é válida para descobrir se o uso de um, de outro ou de ambos sistemas será mais eficaz, já que sempre é possível realizar as devidas correções de rota quando necessário.
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