WhatsApp
Pesquisar
Close this search box.

O que são despesas fixas e variáveis? Conheça as diferenças e como fazer uma gestão de custos na sua empresa

Última atualização: 09/09/2024 09:31:55

Pessoa calculando despesas fixas e variáveis com uma calculadora, gráficos financeiros e um laptop em uma mesa de escritório.

A diferença entre despesas fixas e variáveis é que as fixas permanecem constantes, como aluguel, enquanto as variáveis mudam conforme o volume de produção ou vendas, como matéria-prima. Continue lendo para saber mais!

Toda empresa, independentemente do porte, precisa gerenciar suas despesas de forma estratégica. Saber a diferença entre despesas fixas e variáveis é apenas o começo. Mais do que entender os conceitos, é necessário avaliar como esses custos impactam o fluxo de caixa e a lucratividade a longo prazo. 

Despesas fixas, como aluguel e salários, oferecem previsibilidade, mas também demandam um controle rigoroso para não comprometer o orçamento empresarial, especialmente em períodos de menor receita.

Por outro lado, despesas variáveis exigem atenção constante, pois estão diretamente ligadas ao desempenho operacional. Quando a produção aumenta, esses custos sobem, mas em momentos de baixa, podem ser reduzidos para equilibrar o caixa. Criar um planejamento financeiro que equilibre ambos os tipos de despesas é fundamental para garantir a saúde da empresa e evitar surpresas indesejadas.

O que são despesas fixas e despesas variáveis?

As despesas fixas e variáveis são conceitos essenciais para a gestão financeira de qualquer empresa. Compreender essas classificações permite que diretores financeiros tomem decisões mais precisas, garantindo o equilíbrio entre custos e receitas. 

A correta definição e análise dessas despesas assegura o controle do fluxo de caixa e evita problemas no planejamento financeiro.

Despesas fixas

Despesas fixas, como o nome indica, são aquelas que permanecem constantes, independentemente do volume de produção ou vendas. Exemplos incluem aluguel, salários e contas a pagar, como água, luz, internet e impostos. 

Essas despesas não variam com o desempenho do negócio e devem ser quitadas de forma recorrente, independentemente do faturamento mensal. 

Embora previsíveis, podem ocorrer oscilações pontuais, como aumento no consumo de energia ou mudanças na equipe. Para manter o controle, gestores podem adotar medidas como tarifação telefônica ou campanhas de uso consciente de recursos.

Despesas variáveis

As despesas variáveis, por outro lado, mudam conforme o volume de produção ou vendas. Se uma empresa aumenta a fabricação de peças em resposta a uma alta demanda, o custo com matéria-prima também aumenta. 

Da mesma forma, esses gastos tendem a cair quando a demanda diminui, já que estão diretamente relacionados à atividade operacional. O controle de insumos exige um planejamento flexível, pois pode variar significativamente a cada período.

Leia também: Checklist das 7 tarefas do setor financeiro: garanta eficiência e controle de gastos na sua empresa

Qual a diferença entre despesas fixas e variáveis?

Despesas fixas

  • Mantêm-se inalteradas, seja qual for o nível de produção ou vendas;
  • Exemplos: salários, contas de água, aluguel, luz, internet e impostos;
  • Previsíveis e geralmente não variam de mês para mês;
  • Necessitam de pagamento regular, mesmo com oscilações no faturamento.

Despesas variáveis

  • Mudam conforme o volume de produção, vendas e outros fatores operacionais, como uso de insumos, custos logísticos e até flutuações de preços de fornecedores;
  • Também podem ser impactadas por sazonalidade, promoções ou campanhas de marketing, e até condições econômicas externas, como inflação ou câmbio;
  • Requerem ajustes dinâmicos no planejamento, pois acompanham a demanda de mercado e oscilações operacionais.

Importância das despesas fixas e variáveis

Distinguir entre despesas fixas e variáveis é fundamental para uma gestão financeira eficiente, tanto para empresas quanto para indivíduos. Ao separar esses custos, é possível calcular com precisão o capital necessário para manter as operações funcionando e estabelecer uma margem de lucro adequada. 

Além disso, essa distinção permite prever despesas futuras com mais assertividade, ajustando projeções financeiras de acordo com as flutuações nas despesas variáveis e a constância das fixas.

Essa divisão também facilita a identificação de gastos que podem ser reduzidos, otimizando o controle de custos. Ao monitorar as despesas regularmente e compará-las com o planejamento, gestores conseguem identificar desvios e corrigi-los antes que afetem negativamente o fluxo de caixa. Além disso, a análise de custos revela tendências financeiras importantes, permitindo decisões informadas e baseadas em padrões de comportamento de custos ao longo do tempo.

Leia também: 4 maneiras de controlar o consumo de gastos da sua empresa de uma vez por todas

5 passos para categorizar as despesas fixas e variáveis da sua empresa

Saber exatamente onde alocar cada custo e analisar como eles impactam sua empresa não só facilita o controle orçamentário, mas também permite uma compreensão mais precisa do fluxo de caixa e da saúde financeira. Siga estes cinco passos para uma classificação eficaz:

1. Revisão dos registros financeiros

Analise detalhadamente todos os registros financeiros da empresa, incluindo despesas recorrentes, extratos bancários e relatórios de contabilidade de custos para identificar padrões de gastos.

2. Classificação por categoria e propósito

Organize as despesas com base no tipo e finalidade, separando custos operacionais (aluguel, salários) de gastos variáveis (matéria-prima, logística).

3. Colaboração com as equipes de cada departamento

Trabalhe com os gestores de cada setor para entender melhor como e por que certos gastos ocorrem, garantindo que todas as despesas sejam corretamente classificadas.

4. Condução de pesquisas e benchmark

Compare suas despesas com empresas do mesmo setor, conduzindo pesquisas e analisando dados de mercado (benchmark) para identificar tendências e possíveis áreas de economia.

5. Avaliação da viabilidade financeira

Revise a capacidade da empresa de manter ou ajustar essas despesas, verificando a viabilidade financeira com base nas projeções de receita e metas de crescimento.

Leia também: Cloud Cost: otimizando a gestão de custos em nuvem

Como fazer uma gestão de despesas e manter um controle eficiente?

Para estabelecer um controle financeiro eficaz, comece criando políticas claras sobre como, quando e por quem os recursos da empresa podem ser utilizados. Confira mais algumas dicas a seguir:

Identificação das despesas 

Comece por identificar e categorizar todas as despesas da empresa, diferenciando entre fixas e variáveis. Isso permite um entendimento claro dos custos e ajuda a determinar quais despesas precisam de mais atenção.

Avaliação e cálculo 

Avalie o impacto de cada tipo de despesa no orçamento da empresa e calcule os valores reais gastos. Esse passo é essencial para entender onde os recursos estão sendo alocados e identificar áreas de possível economia.

Planejamento e projeção 

Desenvolva um planejamento financeiro que inclua a projeção de despesas futuras. Utilize as informações obtidas nas etapas anteriores para prever gastos e ajustar o orçamento conforme necessário.

Avaliação estratégica 

Realize uma avaliação estratégica regular das despesas para garantir que estão alinhadas com os objetivos financeiros da empresa, incluindo a revisão das políticas de despesas e o ajuste das estratégias conforme a evolução do negócio.

Implementação de normas de compliance 

Estabeleça e implemente normas de compliance para garantir que todas as despesas estejam em conformidade com as políticas internas e regulamentações externas. Isso reduz o risco de gastos não autorizados e garante maior controle.

Estratégia de redução de custos 

Desenvolva e implemente estratégias para reduzir custos desnecessários. Analise as despesas para identificar áreas onde cortes podem ser feitos sem comprometer a operação e o crescimento da empresa.

Conte com a Sumus para gerenciar os gastos da sua empresa!

Adotar um sistema especializado para o controle das despesas torna todo esse processo bem mais simples. Plataformas como o Sumus Expenses Solution, da Sumus, permitem gerenciar e monitorar gastos em tempo real, integrando-se com softwares de gestão empresarial para evitar duplicidade de dados e facilitar análises. 

Essas ferramentas automatizam processos, desde a auditoria de contas até o pagamento.  Faça análises rápidas e eficazes com Bi’s e dashboards interativos, utilize um workflow de contas automatizadas para não perder prazos, realize controle orçamentário e muito mais com o Sumus Expenses Solution. 

Experimente uma demonstração gratuita hoje mesmo e descubra como otimizar a gestão financeira da sua empresa, reduzindo custos e aumentando a eficiência operacional.

Autor:

NEWSLETTER

[contact-form-7 id=”5646″ title=”Form News Sidebar” html_name=”/news-blog-form/”]

Entenda como a Sumus pode gerir os custos e reduzir as despesas seu negócio: