Você cuida do orçamento de tarifador telefônico? Descubra as melhores maneiras de planejar os seus custos

Entenda como é simples gastar menos com telefonia sem prejudicar a qualidade das suas comunicações

Não importa o tamanho da empresa, os gastos com telefonia estão sempre entre os itens que precisam ser considerados.
Muitas vezes, o uso em excesso e sem controle pode fazer com que esse item represente um valor significativo no final do mês. O pior de tudo é que nem sempre um aumento no volume de uso vem acompanhado de crescimento nas vendas ou no número de negócios.
Para quem é responsável por analisar esses itens no orçamento, felizmente, há uma série de fatores que podem ser levados em consideração visando a redução dos custos no final do mês.
A adoção de um sistema tarifador telefônico, por exemplo, é uma das melhores maneiras de ter uma garantia de que as contas não vão atingir valores acima do esperado quando a conta fechar.
Nesse artigo, listamos algumas das melhores maneiras de lidar com a gestão de telecom, reduzindo custos sem perder a flexibilidade e os benefícios que o uso correto das ferramentas de comunicação trazem para o seu negócio.

1 – Adoção de políticas de uso de telefonia

Quando não há regras claras de como deve ser o uso do telefone na empresa, o gestor abre margem para que cada colaborador possa fazer o que bem entender no uso do telefone.
Muitas vezes, não se trata nem de agir com má fé, mas muitos não se dão conta do quanto o valor da conta telefônica pode impactar nas finanças da empresa.
O primeiro passo, portanto, é estabelecer uma política clara do uso do telefone, independentemente de estarmos tratando de telefonia fixa ou móvel. A conscientização ao uso correto e, se for o caso, a penalização pelo uso indiscriminado do telefone devem ser itens constantes no manual de cada funcionário.

2 – Considere a adoção de um tarifador telefônico

Depois da conscientização e da implantação de políticas de uso de telefonia, é hora de implantar um tarifador telefônico na sua empresa.
Por meio dele é possível rastrear a origem das ligações, permitindo que o responsável pela gestão de telecom entenda melhor quais são os setores onde há maior necessidade de uso e onde é possível adotar novas estratégias para minimizar os custos.
O tarifador telefônico funciona como uma espécie de central, permitindo que os responsáveis possam ter acesso em tempo real ao panorama completo dos gastos com telefonia. Isso permite ainda conhecer melhor o seu perfil de uso e, se for caso, renegociar planos de telefonia junto às operadoras. Muitas companhias pagam por itens que não utilizam e nem se são conta disso.

3 – Faça uma auditoria nas suas contas

Agora que você sabe quanto sua empresa gasta e como é a utilização da telefonia por parte dos seus colaboradores, é hora de comparar os valores registrados pelo tarifador telefônico com os valores cobrados em sua conta telefônica.
Você sabia que a maioria das contas telefônicas possui cobranças indevidas e muitas vezes nem é possível perceber isso sem o auxílio de um software?
Há casos em que as empresas chegam a pagar até 30% a mais do valor que realmente deviam, apenas por conta de erros no processo de tarifação. Ou seja, há grandes possibilidades de você reduzir ainda mais os valores que você paga, uma vez a tarifação correta não impacta na quantidade de ligações que você faz ao longo do mês.

4 – Renegocie os planos contratados

Agora que você sabe exatamente qual é a sua real necessidade em termos de telefonia, é hora de checar se o plano que você tem contratado é, de fato, a melhor opção.
A grande maioria das empresas que não possuem um tarifador telefônico – e, portanto, não têm ideia de como são gerados os seus gastos com telefonia – paga por uma série de itens que não utiliza.
Por exemplo: há diversas empresas que em seu pacote de telefonia pagam pela possibilidade de usar TV a cabo. Entretanto, há muitos casos de empresas que sequer possuem um aparelho de TV para isso.
O que acontece é que a oferta parece atrativa em um pacote, mas ela não tem razão alguma de existir se o benefício em questão não é utilizado.
O pente fino nas contas permite que você resolva problemas como esses de uma vez por todas. De posse dos seus dados de uso, é hora de contatar diretamente os representantes da sua operadora de telefonia e negociar o plano mais justo e que se adeque às suas necessidades. Você verá que a maioria das operadoras é flexível nesse ponto.

5 – Use sistemas VoIP

Em linhas gerais, o uso de um plano de dados é muito mais barato do que a telefonia cobrada por minutos.
Dependendo da quantia que você utiliza, pode ser mais barato usar o sistema de ligações VoIP (voice over Internet Protocol). Ela se mostra especialmente útil para companhias que têm um volume mais alto de ligações interurbanas ou internacionais.
Com uma internet banda larga de alta velocidade, praticamente não há nenhum tipo de perda em termos de qualidade de forma que isso pode trazer um impacto significativo nos seus custos. As ligações VoIP podem ainda ser integradas ao seu sistema de gestão de telecom, de forma que todos os dados ficam registrados da mesma forma.
Em resumo, trata-se de uma alternativa inteligente e que mostra que o uso adequado da tecnologia é capaz de reduzir significativamente o quanto você gasta com telefonia.