Veja como essas ferramentas podem ajudar sua empresa a economizar!
A gestão de empresas é uma tarefa complicada, já que abrange diferentes áreas, e uma delas é o setor financeiro, determinante para a continuidade das atividades da companhia. Não à toa, os gestores continuamente procuram saber como melhorar as finanças.
É quase imediato pensar que uma das soluções seja o corte de custos, mas nem sempre é possível saber o que deve ser eliminado, devido à falta de controle das finanças, o que pode ser resolvido através da adoção de um bom software de gestão.
Para ajudar sua companhia a obter sucesso nesse sentido, nós separamos algumas dicas que evidenciam a importância de contar com um software de gestão. Depois de conhecê-las, você perceberá o que levou essas plataformas digitais a serem tão famosas e procuradas hoje em dia!
Quão importante é ter um software de gestão para empresas?
Essa é uma decisão essencial para companhias de todos os portes e segmentos, já que traz aos gestores uma visão panorâmica a respeito das finanças e demais atividades corporativas, o que por sua vez auxilia na tomada de decisões assertivas.
É interessante analisar que a maioria absoluta das empresas conhece a importância da gestão para o sucesso dos negócios, mas, por outro lado, nem todas realmente investem na área.
Isso pôde ser comprovado através de uma pesquisa feita em julho de 2013 pela Fundação Nacional da Qualidade (FNQ) com executivos de 212 empresas brasileiras.
99,53% deles acreditam que melhorar a gestão está diretamente relacionado ao aumento de competitividade corporativa, mas em contraste a isso, 21% dos entrevistados afirmam que suas companhias não se preocupam com o assunto.
Não há como melhorar as finanças da empresa de uma maneira sustentável e eficiente se ela não dispor de uma gestão organizada e equilibrada, o que é muito mais fácil de se alcançar através do uso dos principais softwares de gestão do mercado.
Como um software de gestão ajuda na parte financeira?
Do controle de gastos à possibilidade de redução dos custos da empresa, o auxílio desses programas e aplicativos é determinante e pode impactar positivamente das seguintes maneiras:
- Organização de processos
Com tantos setores presentes em uma empresa, nem sempre as informações essenciais ficam disponíveis aos gestores, o que pode fazer com que eles tomem decisões equivocadas e, assim, gastem mais dinheiro do que o necessário.
Um exemplo é quando o setor produtivo da companhia precisa de mais matéria-prima para o desempenho de suas atividades. Pode ser que essa necessidade tenha sido transmitida ao setor de compras, o qual já efetuou o pedido, mas não informou aos demais colaboradores.
Então, se o gestor ouvir alguma solicitação a respeito da falta de matéria-prima, pode intervir para solucionar a questão e fazer um novo pedido de material, sem saber que isso já havia sido previamente. O resultado pode ser um sério prejuízo financeiro.
Portanto, a organização dos processos internos também está relacionada aos métodos de como melhorar as finanças.
- Otimização de tempo
É possível recorrer a alternativas manuais para a gestão da empresa, seja através do preenchimento de planilhas, cadernos ou bloco de notas. Porém, é nítido que essa não é a melhor das opções para a companhia.
Tempo é dinheiro, como já diz a clássica frase, atribuída a Benjamin Franklin, e quando a empresa perde muito tempo em sua gestão, o efeito pode ser o contrário ao esperado, como uma queda na produtividade.
O desenvolvimento da tecnologia impacta em praticamente todas as áreas no mundo dos negócios, e aproveitá-la em um software de gestão é uma das melhores maneiras de como melhorar as finanças da companhia.
- Organização das despesas
Antes de proceder com a redução de custo nas empresas, é necessário organizá-las adequadamente, de modo que os gestores possam encontrar as informações de que precisam para, assim, proceder corretamente.
Os softwares de gestão costumam ter módulos específicos para as finanças, onde é possível analisar um panorama da empresa e, assim, entender precisamente quais são os valores que entram e os que saem.
Com essa questão solucionada, então a companhia terá como melhorar as finanças, já que entenderá a situação atual do negócio.
- Corte de custos
A parte prática de como melhorar as finanças vem em seguida da organização do setor. Nesta etapa, os gestores conseguem entender todas as despesas da empresa e, assim, decidir aquelas que podem ser reduzidas de alguma forma.
Mediante uma análise minuciosa das despesas fixas e variáveis, é possível reduzir o seu valor através de medidas simples. Por exemplo, se o espaço físico utilizado atualmente for maior do que o necessário, pode-se recorrer a um local menor e, consequentemente, mais barato.
As despesas variáveis também podem ser reduzidas, seja pela ausência da aquisição de materiais em excesso ou da redução do consumo de energia elétrica, por exemplo.
- Otimização do uso dos recursos de telecomunicações
Ao optar por um sistema de tarifação telefônica, que também pode ser considerado como um sistema de gestão, embora desenvolvido de modo a atender a um setor exclusivo da empresa, abre-se uma alternativa de como melhorar as finanças.
A redução de custos em telefonia pode ser bem significativa, já que é corriqueiro encontrar empresas cujos pacotes contratados junto às operadoras de telefonia não sejam os ideais, o que as faz gastar mais que o necessário.
O sistema de tarifação telefônica coleta dados sobre todas as ligações realizadas e recebidas pelos telefones fixos e móveis da empresa, o que permite saber qual é o consumo de cada linha e setor e, assim, contratar planos que melhor se adequem às necessidades.
Melhore o controle das finanças da sua empresa!
Manter a saúde financeira em ordem é um dos principais pontos para garantir a subsistência da empresa no mercado, além de permitir a redução dos custos operacionais sempre que isso for possível, e o uso de um software de gestão é essencial neste processo.
Depois de aprender como melhorar as finanças da empresa, coloque as sugestões em prática, da organização de processos à gestão de telecom, e comprove os resultados positivos que serão obtidos a curto, médio e longo prazo!
