Aprenda como Reduzir Custos com Serviços de Telecom

Entenda como algumas dicas simples podem fazer com que o valor final da sua fatura seja reduzido drasticamente

Os serviços de telecomunicação são essenciais para qualquer empresa. É por meio deles que toda a comunicação com o mundo externo acontece e, internamente, especialmente em grandes empresas, o uso correto das ferramentas pode jogar muito a seu favor. Você já imaginou ficar uma semana sem telefone? Para muitos negócios, esse é um cenário inviável.
Porém, a importância deles não precisa ser proporcional ao valor da sua fatura no final do mês. Existem diversas formas de redução de custos na empresa que podem contemplar os serviços de telecom e muitas delas estão ao seu alcance sem a necessidade de muitos investimentos. Tudo o que você precisa fazer é profissionalizar a gestão e mensurar as prioridades de cada um dos itens que vamos elencar agora.

1 – Provavelmente sua fatura de telefone está errada

Sim, essa é uma afirmação que pode parecer estranha em um primeiro momento, mas que é mais comum do que você imagina. É muito provável que os valores que são cobrados em sua conta telefônica estejam errados. A margem de erro pode variar entre 3% e 10% em cada fatura. Isso inclui ligações tarifadas incorretamente ou com contagem de minutos erradas, falha na contagem de dados e uma série de outros fatores.
Essas falhas não são perceptíveis para a maioria das pessoas. Se você quiser encontrá-las, será preciso fazer uma auditoria em suas contas telefônicas e, nesse quesito, existem diversas empresas especializadas que podem auxiliar nessa tarefa. A ideia é fazer mesmo um pente fino, fazendo com que você entenda exatamente o que está pagando e o que está usando, de forma a buscar planos e alternativas que se adequem melhor às suas necessidades.

2 – Renegocie os contratos

Depois de entender o que está sendo cobrado de maneira correta e o que está sendo cobrado de maneira errada, é hora de buscar alternativas junto à operadora que se adequem melhor ao seu perfil. Muitas empresas pagam a mais por planos que oferecem uma série de “vantagens”, mas que na verdade nunca são utilizadas. Ou seja, você está ganhando algo que não tem valor para o seu negócio.
As operadoras costumam ser bastante abertas a renegociações contratuais, mas esse é um processo que vai ter que partir de você. Não serão elas que vão avisar que você está pagando a mais por algo que não está usando. Portanto, de posse do relatório, estudo junte com os seus gestores todas as possibilidades disponíveis e escolha aquela que for mais viável para o seu negócio.

3 – Utilize um software de gestão de gastos em telefonia

O processo de redução de custos na empresa é bastante facilitado quando você utiliza um software de gestão de gastos em telefonia. Por meio dos dados colhidos nessas plataformas, é possível criar novas políticas internas com recomendações para os colaboradores que possam impactar no objetivo maior de economizar nas contas.
Com regras mais claras, você pode propor, por exemplo, bloqueio de ligações para serviços que não sejam corporativos. Você sabia que eles podem aparecer na fatura da empresa como um SMS? Certamente, há questões comportamentais que devem ser trabalhadas juntamente com os funcionários, mas em linhas gerais as regras de bom uso dos serviços de telecom costumam trazer mais benefícios do que reclamações para todos os envolvidos.

4 – Estipule metas de economia para os diferentes setores da empresa

Como você vai ter acesso a um panorama geral de como as ligações estão sendo feitas dentro da sua empresa, poderá ter uma noção também de quais são os setores ou colaboradores que mais necessitam desse tipo de comunicação. Obviamente, sempre haverá setores que vão depender mais do telefone do que outros.
No entanto, você pode estimular seus funcionários para que cada departamento possa, individualmente, tentar reduzir os custos com ligações, seja buscando meios alternativos de comunicação ou ainda reduzindo o tempo das negociações ao telefone. Você pode estipular algum tipo de prêmio por meta alcançada. Acredite, ainda assim, no final das contas vai acabar valendo a pena e você vai conseguir economizar nas contas.

5 – Escolha dos dispositivos mobile

Quais celulares sua equipe comercial utiliza no momento? É comum vermos empresas que investem quase R$ 2 mil em um smartphone que, basicamente, será utilizado para fazer ligações e enviar mensagens de texto. Essas funções podem ser feitas por celulares mais simples, que custam entre R$ 500 e R$ 800 sem que haja nenhuma perda na qualidade do trabalho. Por isso, avalie a real necessidade de ceder aparelhos caros que ficarão subutilizados.
Outra possibilidade é a de os funcionários utilizem os seus próprios aparelhos, mas para isso você precisa implantar uma política de segurança para que as informações confidenciais da sua companhia não sejam comprometidas. Nesse caso, o melhor é contar com o auxílio de uma consultoria que possa implementar essas políticas bem como treinar os funcionários para o uso correto dos softwares.
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Como você pôde perceber acima, são muitas as soluções existentes para redução de custos na empresa visando economizar nas contas. E aqui falamos apenas do setor de telecom, de forma que somando essas economias com as de outras áreas, é bem provável que estejamos falando da possibilidade de você reduzir seus gastos em pelo menos 30% no total. É bastante coisa e pode fazer uma diferença significativa nas suas planilhas.
Se você está interessado em gastar menos com o serviços de telecom da sua empresa, vale a pena procurar o auxílio de empresas especializadas que possam desenvolver um projeto para que você possa pagar menos nas suas contas telefônicas.